Urlaubsplanung im Unternehmen – warum rechtzeitige Hinweise so wichtig sind

02.02.2026

Wenn Mitarbeitende Urlaubstage ansammeln, kann das für Unternehmen teuer werden. Arbeitgeber sollten deshalb regelmäßig an die Urlaubsplanung erinnern – aus organisatorischen, finanziellen und rechtlichen Gründen.

Nicht genommene Urlaubstage belasten die Bilanz, da Rückstellungen gebildet werden müssen, die den Jahresgewinn mindern und die Steuerlast erhöhen. Gleichzeitig hat das Bundesarbeitsgericht entschieden: Urlaub kann nur dann verfallen, wenn Arbeitgeber ihre Beschäftigten rechtzeitig und klar darauf hinweisen, dass offene Tage genommen werden müssen. Fehlt dieser Hinweis, bleiben Ansprüche bestehen und können auch Jahre später noch ausgezahlt werden – etwa bei einer Kündigung.

Unternehmen sollten daher mindestens einmal pro Quartal an die Urlaubsplanung erinnern, auch bei langzeiterkrankten Mitarbeitenden. Schriftliche Dokumentation und Bestätigung der Hinweise schaffen Rechtssicherheit – und sorgen dafür, dass sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende langfristig profitieren.